Perancangan WhatsApp Bot Berbasis AI Untuk Optimalisasi Layanan Keabsahan Dokumen Pencatatan Sipil
Abstract
The quality of population administration services is a vital indicator in fulfilling civil rights. Central Java Province provides the SELAKSA service via WhatsApp to facilitate document verification. However, the manual nature of the process results in high officer workloads, leading to a 40% delay in document completion. This research develops an AI-based WhatsApp Bot to automate the SELAKSA service workflow for better responsiveness. The system is designed to handle message classification and data recording automatically, eliminating the need for manual input. Adopting the Waterfall method, the system development integrates n8n and Gemini platforms to generate efficient and accurate interactions. Evaluation using the User Acceptance Test (UAT) method shows a high level of user satisfaction with a score of 4.62 out of 5. Furthermore, technical testing recorded a 100% recall value, indicating that all requests were handled successfully. The implementation of this technology is proven to clear all service queues efficiently and effectively, serving as a reference for digital transformation in other governments.
Keywords: Chatbot; WhatsApp; AI; n8n; Government.
Abstrak
Kualitas layanan administrasi kependudukan menjadi indikator penting dalam pemenuhan hak sipil masyarakat. Provinsi Jawa Tengah memiliki layanan SELAKSA melalui WhatsApp untuk mempermudah verifikasi dokumen. Namun prosesnya bersifat manual menyebabkan beban kerja petugas sangat tinggi sehingga terjadi keterlambatan penyelesaian dokumen hingga 40%. Penelitian ini mengembangkan WhatsApp Bot berbasis AI untuk mengotomatisasi alur layanan SELAKSA agar lebih responsif. Sistem ini dirancang untuk menangani klasifikasi pesan dan pendataan secara otomatis tanpa harus melalui input manual satu per satu. Dengan mengadopsi metode Waterfall, pengembangan sistem mengintegrasikan platform n8n dan Gemini guna menghasilkan interaksi yang efisien dan akurat. Evaluasi menggunakan metode User Acceptance Test (UAT) menunjukkan tingkat kepuasan tinggi dari pengguna dengan skor 4,62 dari 5. Selain itu, pengujian teknis mencatat nilai recall mencapai 100% menunjukkan seluruh permohonan dapat tertangani dengan baik. Implementasi teknologi ini terbukti mampu menuntaskan seluruh antrean layanan secara efisien dan efektif sehingga dapat menjadi acuan bagi transformasi digital di instansi lainnya.
Kata Kunci: Chatbot; WhatsApp; AI; n8n; Pemerintahan
References
Y. A. Rudiansyah, G. Argenti, and K. Febriantin, "Kualitas pelayanan administrasi kependudukan pada masa pandemi covid 19 di dinas kependudukan dan pencatatan sipil," Kinerja: Jurnal Ekonomi Dan Manajemen, vol. 18, no. 4, pp. 513–520, 2021, doi: 10.30872/jkin.v18i4.9837.
N. Fitriani, "Sistem informasi administrasi kependudukan dalam peningkatan kualitas pelayanan publik," Jurnal Sistem Informasi, vol. 9, no. 2, pp. 65–73, 2020.
N. A. Ummaroh and I. U. Choiriyah, "Penerapan e-government melalui pelayanan via online (PLAVON) Dukcapil," Jurnal Administrasi Publik dan Pemerintahan Digital, vol. 5, no. 1, pp. 45–56, 2023.
M. E. Cortés-Cediel, I. Cantador, and A. Bellogín, "Conversational AI systems for public service automation: A systematic review," Government Information Quarterly, vol. 40, no. 2, p. 101745, 2023, doi: 10.1016/j.giq.2023.101745.
E. Mutiara, I. Yulianti, R. Wajhillah, and R. Yulistria, "Pemanfaatan Aplikasi WhatsApp Business dalam Upaya Meningkatkan Pelayanan Publik di Lingkungan Desa Karangtengah," Jurnal Abdimas Teknologi Informatika dan Komputer, vol. 1, no. 2, pp. 80-85, 2024.
S. H. Bariah, W. Pratiwi, and K. A. N. Imania, "Pengembangan Virtual Assistant Chatbot Berbasis Whatsapp Pada Pusat Layanan Informasi Mahasiswa Institut Pendidikan Indonesia-Garut," Petik: Jurnal Pendidikan Teknologi Informasi Dan Komunikasi, vol. 8, no. 1, pp. 66-79, 2022.
A. Ramadhani, M. D. Yantoro, M. F. Akmal, M. Mahfud, and Fauzi, "Chatbot otomatis dengan n8n dan artificial intelligence untuk analisis data dan pelaporan hasil," Jurnal Teknologi Informasi dan Sistem Informasi, vol. 10, no. 2, pp. 115–124, 2025.
L. Rohmawati, M. A. Nugroho, and Wagito, "Implementasi chatbot pada WhatsApp untuk monitoring sumber daya server," Jurnal Informatika dan Komputasi, vol. 8, no. 2, pp. 89–98, 2023.
S. E. Prasetyo, V. A. Puteri, and Sabariman, "Implementasi chatbot AI dan WhatsApp untuk mendukung penjualan dan konsultasi rakitan komputer," Jurnal Sistem Informasi dan Teknologi Cerdas, vol. 6, no. 1, pp. 33–42, 2024.
D. Safitri, "Pemanfaatan WhatsApp sebagai media komunikasi layanan publik di instansi pemerintah," Jurnal Komunikasi Pemerintahan, vol. 3, no. 2, pp. 77–86, 2021.
A. Mustaqim, R. Hidayat, and Y. Prakoso, "Pengembangan chatbot layanan publik berbasis Natural Language Processing (NLP)," Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi, vol. 9, no. 3, pp. 201–210, 2023.
A. Darmawan, D. Pratama, and S. Lestari, "Implementasi WhatsApp Bot sebagai sistem informasi pelayanan desa di Kecamatan Ngusikan," Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, vol. 6, no. 1, pp. 45–54, 2024.
M. Fadel, "Perancangan aplikasi layanan pengaduan masyarakat berbasis Android terintegrasi chatbot AI," Jurnal Informatika dan Sistem Informasi, vol. 10, no. 1, pp. 77–86, 2024.
R. Aprianto, B. Santoso, and A. Nugroho, "Pengembangan chatbot WhatsApp berbasis kecerdasan buatan untuk layanan informasi statistik publik," Jurnal Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, vol. 8, no. 2, pp. 115–124, 2024.
T. H. Namdzulhajjri, M. Pratiwi, and W. Desriyati, "Implementasi chatbot autoreply pada aplikasi WhatsApp dengan metode prototype dan decision tree menggunakan Node JS dan spreadsheet (Studi kasus Orange Laundry)," Jurnal Teknologi Komputer dan Informasi (JUTEKINF), vol. 11, no. 2, pp. 99–107, 2023.
S. Aisyah and B. Prasetyo, "Analisis efektivitas pelayanan administrasi kependudukan berbasis digital di pemerintah daerah," Jurnal Administrasi Publik Indonesia, vol. 6, no. 1, pp. 49–58, 2021.
M. Azhar and D. Kurniawan, "Analisis kualitas pelayanan administrasi kependudukan berbasis teknologi informasi," Jurnal Manajemen Pelayanan Publik, vol. 5, no. 2, pp. 87–96, 2021.
A. S. V. Barus, "Pemanfaatan teknologi artificial intelligence dalam otomatisasi layanan dan pengolahan data pemerintahan," Jurnal Transformasi Digital, vol. 4, no. 1, pp. 21–30, 2024.
A. Budiman and H. Santoso, "Evaluasi penerapan sistem informasi administrasi kependudukan di pemerintah daerah," Jurnal Sistem Informasi Pemerintahan, vol. 4, no. 1, pp. 15–26, 2022.
A. Dewi and R. Hartono, "Pemanfaatan large language model untuk pengembangan chatbot pemerintahan digital," Jurnal Teknologi Informasi dan Kecerdasan Buatan, vol. 6, no. 2, pp. 101–112, 2023.
How To Cite This :
Refbacks
- There are currently no refbacks.
