Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Tidak Aktif Menggunakan Metode Agile
Abstract
The management of inactive records in government institutions often faces challenges such as limited storage space, difficulties in document retrieval, and the risk of physical damage. This study aims to develop a digital-based Inactive Records Management Information System (SIMATA) as a solution to these problems. The Agile Method was applied in the development process, which included the stages of Planning, Design, Development, Testing, Deployment, and Review. SIMATA is designed to support record digitization, cloud-based storage, and fast and accurate document retrieval. Testing results indicate that the system can improve record management efficiency by up to 50%, reduce physical storage costs, and provide better document accessibility. The evaluation using the System Usability Scale (SUS) resulted in an average score of 82.14 (B+ category, Excellent), reflecting a high level of usability. With its integrated features, SIMATA is considered relevant for enhancing work efficiency and modernizing record management at the West Kalimantan Library and Archives Office. This study highlights the importance of digitization in improving the effectiveness of records management in government institutions.
Keywords: Records Management; Inactive Records; Record Digitization; Agile Method; System Usability Scale
Abstrak
Pengelolaan arsip tidak aktif di instansi pemerintah sering menghadapi kendala seperti keterbatasan ruang penyimpanan, kesulitan dalam penelusuran dokumen, dan risiko kerusakan fisik dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Arsip Tidak Aktif (SIMATA) berbasis digital sebagai solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Pendekatan Metode Agile digunakan dalam pengembangan meliputi tahapan Perencanaan, Desain, Pengembangan, Pengujian, Penerapan dan Peninjauan. SIMATA dirancang untuk mendukung digitalisasi arsip, penyimpanan berbasis cloud, dan pencarian dokumen yang cepat dan akurat. Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem ini mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip hingga 50%, menurunkan biaya penyimpanan fisik, dan memberikan aksesibilitas dokumen yang lebih baik. Evaluasi menggunakan System Usability Scale (SUS) menghasilkan skor rata-rata 82,14 (kategori B+, Excellent), yang menunjukkan tingkat kegunaan yang tinggi. Dengan fitur yang terintegrasi, SIMATA dinilai relevan untuk mendukung efisiensi kerja dan modernisasi pengelolaan arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kalimantan Barat. Penelitian menegaskan pentingnya digitalisasi dalam meningkatkan efektivitas manajemen arsip di instansi pemerintah.
Kata kunci: Pengelolaan Arsip; Arsip Tidak Aktif; Digitalisasi Arsip; Metode Agile; System Usability Scale
References
R. Yuliati and I. Krismayani, “Analisis Proses Penerimaan Aplikasi Simardi-Offline Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Batang,” J. Ilmu Perpust., vol. 7, no. 3, pp. 291–300, 2018, [Online]. Available: https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/22942
A. Nurkholis et al., “Digitalisasi Pelayanan Administrasi Surat Pada Desa Bandarsari,” J. Soc. Sci. Technol. Community Serv., vol. 3, no. 1, p. 21, 2022, doi: 10.33365/jsstcs.v3i1.1493.
D. Nur N. S and N. Sutarni, “Penerapan Sistem Kearsipan Elektronik Sebagai Determinan Terhadap Produktivitas Kerja Pegawai,” J. Pendidik. Manaj. Perkantoran, vol. 2, no. 2, p. 40, 2017, doi: 10.17509/jpm.v2i2.8104.
G. F. S. Almahdi and T. Pahlevi, “Pengelolaan Sistem Kerasipan Elektronik Sebagai Determinan Produktivitas Kerja Pegawai di Kecamatan Solokuro Kabupaten Lamongan,” J. Pendidik. Adm. Perkantoran, vol. 8, no. 2, pp. 295–304, 2020, doi: 10.26740/jpap.v8n2.p295-304.
M. F. Fitrananda et al., “Systematic Literature Review : Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Secara Digital,” TEKNOBIS Teknol. Bisnis Dan Pendidik., vol. 1, no. 1, pp. 61–64, 2023, [Online]. Available: https://jurnalmahasiswa.com/index.php/teknobis
S. Rembulan and N. Mayesti, “Pelaksanaan Penyusutan Arsip Inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bekasi,” Dipl. J. Kearsipan Terap., vol. 4, no. 2, p. 112, 2021, doi: 10.22146/diplomatika.63067.
H. Adam, N. Siraj, and S. Wulandari, “Pengelolaanan Sistem Kearsipan Pada Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kota Cirebon,” J. Publika Unswagati Cirebon, vol. 6, pp. 156–157, 2018.
M. R. Dimas Septiadi, Yusri Ikhwani, “Aplikasi Pengelola Perpustakaan Pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan Berbasis Web,” ePrint UNISKA, p. 10, 2022.
F. P. Tenawahang and I. H. Ikasari, “Systematic Literature Review : Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital Di Indonesia,” J. Res. Publ. Innov. , vol. 1, no. 2, pp. 495–500, 2023.
L. Setiawati, E. Siti Aulia, R. Cynthia Johan, A. Hadiapurwa, and Ardiansah, “Studi Analisis Website Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas Pendidikan Indonesia dengan Metode WebQual 4.0,” J. Pengemb. Kearsipan, vol. 15, no. 1, pp. 84–97, 2022, [Online]. Available: https://journal.ugm.ac.id/khazanah/article/view/72775/pdf
A. Mustopa, E. B. Pratama, and H. M. Nawawi, “Pengukuran Kualitas Layanan Sistem Informasi Poliklinik ( SIPOLINK ) Measuring the Quality of Polyclinic Information System Services ( SIPOLINK ) using the Webqual 4 . 0 Method,” vol. 14, pp. 150–161, 2024.
S. Suhari, A. Faqih, and F. M. Basysyar, “Sistem Informasi Kepegawaian Mengunakan Metode Agile Development di CV. Angkasa Raya,” J. Teknol. dan Inf., vol. 12, no. 1, pp. 30–45, 2022, doi: 10.34010/jati.v12i1.6622.
D. Ardiyanto and I. P. E. Prismana, “Implementasi Rancang Bangun Manajemen Aset Berbasis Website di PT Petrokimia Gresik,” J. Informatics Comput. Sci., vol. 3, no. 3, pp. 376–383, 2022, doi: 10.26740/jinacs.v3n03.p376-383.
A. Farzah and S. Oktaviana, “Analisa Usability Website BAKTI-Kemkominfo Menggunakan System Usability Scale,” MULTINETICS, vol. 8, no. 1, pp. 17–27, 2022, doi: 10.32722/multinetics.v8i1.4495.
Willy, Irawan, and Marrylinteri, “Evaluasi Kegunaan Aplikasi Sistem Informasi Kota Jambi (Sikoja) Dengan Metode Sistem Usability Scale (Sus),” J. Process., vol. 15, no. 2, pp. 135–144, 2020, doi: 10.33998/processor.2020.15.2.877.
How To Cite This :
Refbacks
- There are currently no refbacks.
