Perancangan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Digital Kecamatan Belantikan Raya Menggunakan Metode Prototype
Abstract
Efficient and effective archive management is a major challenge for many government institutions in the digital era. At the Belantikan Raya Subdistrict Office, the manual archiving system causes issues such as limited storage, difficulty in retrieving documents, and the risk of document damage. This research aims to design a Digital Archival Management Information System to improve archive management efficiency. The research uses the prototype method, including requirement analysis, system design, and prototype development. The Unified Modeling Language (UML) approach is used to illustrate the system’s structure and workflow. Results show that the designed system improves record-keeping, storage, retrieval, and reporting, while reducing data loss, saving storage space, and speeding up administrative processes. The system also significantly contributes to enhancing employee performance and archive management at the Belantikan Raya Subdistrict Office, serving as a foundation for future web-based archiving system development.
Keywords: Information System; Digital Archive; Prototype Method; Unified Modeling Language
Abstrak
Pengelolaan arsip yang efisien dan efektif menjadi tantangan besar bagi banyak instansi pemerintah di era digital ini. Di Kantor Kecamatan Belantikan Raya, sistem pengarsipan manual yang masih digunakan menyebabkan berbagai permasalahan, seperti keterbatasan ruang penyimpanan, kesulitan dalam pencarian arsip, dan risiko kerusakan dokumen. Untuk mengatasi masalah tersebut, penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Digital yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah prototype, yang mencakup analisis kebutuhan, perancangan sistem, dan pembuatan desain prototype. Pendekatan Unified Modeling Language (UML) digunakan untuk menggambarkan struktur dan alur kerja sistem secara jelas. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dirancang mampu memperbaiki proses pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan pelaporan arsip, serta mengurangi risiko kehilangan data, menghemat ruang penyimpanan, dan mempercepat proses administrasi. Selain itu, sistem ini memberikan kontribusi signifikan terhadap peningkatan kinerja pegawai dan tata kelola arsip di Kantor Kecamatan Belantikan Raya, serta menjadi dasar bagi pengembangan sistem pengarsipan berbasis web di masa depan.
Keywords
References
A. Fachrul Rezy and I. H. Ikasari, “Systematic Literature Review: Sistem Informasi Manajemen Inventory Barang Berbasis Web,” BIIKMA Bul. Ilm. Ilmu Komput. dan Multimed., vol. 1, no. 1, pp. 121–125, 2023, [Online]. Available: https://jurnalmahasiswa.com/index.php/biikma
H. P. Nur Soulthoni and M. Itasari, “The Implementation of Electronic-Based Archiving to Accelerate Government Digitalization in Indonesia,” Indones. J. Innov. Appl. Sci., vol. 5, no. 1, pp. 49–57, 2025, doi: 10.47540/ijias.v5i1.1735.
R. Otonomi, P. Lokal, I. Saefulrahman, R. Muhammadi, M. F. D. Sakti, and J. N. Alpasha, “Implementasi Sistem Manajemen Kearsipan Digital di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Bandung Mini,” J. Ilmu Sos. Polit. dan Hum., vol. 5, no. 1, pp. 1–12, 2025.
R. ARSAD and M. S. Muare, “Perancangan Sistem Informasi Jdih Berbasis Web Dengan Metode Prototype,” Semin. Nas. Teknol. Sains, vol. 3, no. 1, pp. 67–75, 2024, doi: 10.29407/stains.v3i1.4332.
Safira Armah and Rayyan Firdaus, “Konsep Dan Penerapan Sistem Informasi Manajemen,” J. Inov. Manajemen, Kewirausahaan, Bisnis dan Digit., vol. 1, no. 3, pp. 50–56, 2024, doi: 10.61132/jimakebidi.v1i3.192.
P. Pendidikan et al., “Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Berbasis Web Menggunakan Framework Codeigniter Novemli Firdaus 1* , Dedy Irfan 2 1,” vol. 8, no. 1, 2020.
Y. Irawan, R. Wahyuni, and R. Rahman, “Implementasi Sistem Informasi Arsip Digital pada PKBM Ar Royyan Pekanbaru untuk Meningkatkan Efisiensi dan Keamanan Data,” vol. 1, no. 1, pp. 5–12, 2024.
M. N. Fahmi and A. Hamdani, “Gudang Jurnal Multidisiplin Ilmu Perancangan Sistem Informasi Digitalisasi Arsip Dokumen Berbasis Web Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Banyuwangi,” vol. 2, no. November, pp. 316–324, 2024.
Bahriyanto and Dian Hafidh Zulfikar, “Perancangan Sistem Informasi E-Arsip Pada Kantor Kementerian Agama Kota Palembang Menggunakan Metode Prototype,” J. Fasilkom, vol. 12, no. 2, pp. 99–104, 2022, doi: 10.37859/jf.v12i2.3891.
N. Hartanto and A. Perdananto, “Perancangan Sistem Informasi Persuratan Berbasis Web Dengan Metode Prototype Pada Badan Litbang Dan Diklat Kementerian Agama,” J. Ilmu Komput. dan Pendidik., vol. 1, no. 4, pp. 826–838, 2023.
D. N. Kurozy, R. G. Pratama, and A. E. Muhammad, “Penerapan Metode Prototype Pada Perancangan Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru,” JPNM J. Pustaka Nusant. Multidisiplin, vol. 3, no. 1, pp. 1–9, 2025, doi: 10.59945/jpnm.v3i1.300.
A. Annisya, D. A. Nastiti, M. Fikri, H. Bahri, and B. Pramono, “Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Dokumen Berbasis Web Menggunakan Metode Prototype (Studi Kasus : ATR/BPN 1 Kantor Wilayah Provinsi Sulawesi Tenggara),” Animator, vol. 1, no. 3, pp. 1–5, 2023.
P. Dokumen, K. Kecamatan, and L. Kurniati, “Penerapan Metode Prototype Pada Perancangan Sistem,” J. Softw. Eng. Ampera, vol. 2, no. 1, pp. 2775–2488, 2021, [Online]. Available: https://journal-computing.org/index.php/journal-sea/index
A. A. Arizona and Fenando, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan,” Pros. Semin. Nas. Teknol. Komput. dan Sains, vol. 1, no. 1, pp. 220–231, 2023.
S. Siswidiyanto, A. Munif, D. Wijayanti, and E. Haryadi, “Sistem Informasi Penyewaan Rumah Kontrakan Berbasis Web Dengan Menggunakan Metode Prototype,” J. Interkom J. Publ. Ilm. Bid. Teknol. Inf. dan Komun., vol. 15, no. 1, pp. 18–25, 2021, doi: 10.35969/interkom.v15i1.84.
How To Cite This :
Refbacks
- There are currently no refbacks.
