Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Retensi Dokumen berbasis Web di PT Bio Farma (Persero)
Abstract
Document retention management at PT Bio Farma (Persero), especially at the Learning and Development Management Department, is still done semi-manually, causing accumulation of archives and delays in document destruction. To overcome this problem, a web-based document retention application was developed using the System Development Life Cycle (SDLC) method of the Waterfall model, through the stages of needs analysis, system design, implementation, testing, and maintenance. System design is done using the Unified Modeling Language (UML), Data Flow Diagram (DFD), and Entity Relationship Diagram (ERD). The application is made with XAMPP and Visual Studio Code, and this application features document input, document search, retention period notification, and destruction history. The test results using the Blackbox Testing method show that all the main features function according to the specifications that have been designed and can be used without errors. The implementation of this application is expected to support digital transformation efforts in archive management in the company.
Keywords: Document Retention; Web-based Application; Waterfall; System Development Life Cycle; Digital Transformation
Abstrak
Pengelolaan retensi dokumen di PT Bio Farma (Persero), khususnya pada Departemen Manajemen Pembelajaran dan Pengembangan, masih dilakukan secara semi-manual sehingga menyebabkan penumpukan arsip dan keterlambatan dalam pemusnahan dokumen. Untuk mengatasi permasalahan ini, dikembangkan aplikasi retensi dokumen berbasis web dengan menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) model Waterfall, melalui tahap analisis kebutuhan, desain sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Perancangan sistem dilakukan menggunakan Unified Modeling Language (UML), Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Aplikasi dibuat dengan XAMPP dan Visual Studio Code, serta aplikasi ini terdapat fitur input dokumen, pencarian dokumen, notifikasi masa retensi, dan riwayat pemusnahan. Hasil pengujian menggunakan metode Blackbox Testing menunjukkan bahwa seluruh fitur utama berfungsi sesuai dengan spesifikasi yang telah dirancang dan dapat digunakan tanpa error. Implementasi aplikasi ini diharapkan dapat mendukung upaya transformasi digital dalam pengelolaan arsip di perusahaan.
Keywords
References
H. Setyawan and E. A. Putri, “Urgensi Implementasi Jadwal Retensi Arsip Dalam Rangka Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus di Universitas Negeri Yogyakarta,” Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, vol. 13, no. 1, pp. 34–46, 2020, doi: https://doi.org/10.22146/khazanah.54805.
U. S. A. Pandaung, Sudirman, and S. Hidayat, “Otomatisasi Pelayanan Penyusunan Invoice di Divisi Keuangan Pada PT. Subsea Lintas Globalindo,” Jurnal Matemar : Manajemen dan Teknologi Maritim, vol. 5, no. 2, pp. 14–25, Mar. 2025, doi: 10.59225/z23k4e10.
G. Y. Nengsih, D. Y. Tasri, and T. A. G. E. Naiborhu, “Pengolahan Data Sebagai Tahapan Perancangan Aplikasi Retensi Rekam Medis Upaya Dalam Peningkatan Efisiensi Informasi Kesehatan di Puskesmas Helvetia Medan,” Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda, vol. 10, no. 1, pp. 10–21, Feb. 2025, doi: https://doi.org/10.52943/jipiki.v10i1.1776.
A. Herdiansah, I. A. Soleh, T. Handayani, and M. Purnamasari, “Sistem Informasi Monitoring Dan Reporting Retensi Arsip Berbasis Web Framework Codeigniter,” JIKA (Jurnal Informatika) Universitas Muhammadiyah Tangerang, vol. 9, no. 1, pp. 43–49, Jan. 2025, doi: 10.31000/jika.v9i1.13083.
Y. A. Elfani, D. Novaliendry, D. Kurniadi, A. Hadi, and A. Herayono, “Perancangan Aplikasi Web Pengelolaan Dokumen Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Negeri Padang,” Edusaintek: Jurnal Pendidikan, Sains dan Teknologi, vol. 9, no. 1, pp. 227–238, 2022, doi: 10.47668/edusaintek.v8i1.407.
H. A. D. Capah and Ridwanto, “Aplikasi Pengelolaan Dokumen dan Arsip berbasis Web untuk mengatur Sistem kearsipan dengan menggunakan Metode Waterfall,” EXPLORE: Jurnal Sistem Informasi dan Telematika (Telekomunikasi, Multimedia, dan Informatika), vol. 11, no. 2, pp. 84–90, 2020, doi: http://dx.doi.org/10.36448/jsit.v11i2.1469.
W. R. H. Putra and A. Yanto, “Perancangan Aplikasi Dokumen Elektronik Terintegrasi dalam Pengelolaan Dokumen Klaim BPJS Kesehatan pada Era SEP Elektronik,” Jurnal Penelitian Rumpun Ilmu Teknik, vol. 4, no. 1, pp. 152–163, 2025, doi: 10.55606/juprit.v4i1.4756.
R. R. Bintana, R. Asyhar, P. E. P. Utomo, R. Aryani, and M. Farisi, “Pengembangan Aplikasi Persuratan Elektronik Sebagai Pendukung Pengelolaan Administrasi Dokumen,” Jurnal SAINTIKOM (Jurnal Sains Manajemen Informatika dan Komputer), vol. 24, no. 1, pp. 114–123, Feb. 2025, [Online]. Available: https://ojs.trigunadharma.ac.id/index.php/jis/index
W. Ningsih and H. Nurfauziah, “Perbandingan Model Waterfall Dan Metode Prototype Untuk Pengembangan Aplikasi Pada Sistem Informasi,” Jurnal Ilmiah Metadata, vol. 5, no. 1, pp. 83–95, Jan. 2023, doi: 10.47652/metadata.v5i1.311.
A. A. Wahid, “Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi,” Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK, vol. 14, pp. 1–5, Oct. 2020, [Online]. Available: https://www.researchgate.net/publication/346397070
W. D. Kurniawan and Y. F. Irsyadi, “Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Manajemen Peminjaman Kendaraan Berbasis Web Dengan Framework Codeigniter,” Emitor: Jurnal Teknik Elektro, vol. 21, no. 1, pp. 49–53, Mar. 2021, Accessed: Apr. 28, 2025. [Online]. Available: https://journals.ums.ac.id/index.php/emitor/article/view/12108
B. A. R. Ginting, Nurfaizah, D. Musliman, Z. Yasri, and I. T. M. Rahmayani, “Rancang Bangun Sistem Informasi Keuangan Berbasis Website,” Jurnal Teknik Industri Terintegrasi, vol. 7, no. 1, pp. 360–368, Jan. 2024, doi: 10.31004/jutin.v7i1.22656.
B. Gosala, R. S. Chowdhuri, J. Singh, M. Gupta, and A. Mishra, “Automatic classification of uml class diagrams using deep learning technique: Convolutional neural network,” Applied Sciences (Switzerland), vol. 11, no. 9, pp. 1–14, May 2021, doi: 10.3390/app11094267.
C. Vikasari, “Pemodelan Analisis Terstruktur Pada Sistem Perlombaan Seni Bela Diri Tradisional,” Jurnal Minfo Polgan, vol. 12, no. 2, pp. 1669–1677, Sep. 2023, doi: 10.33395/jmp.v12i2.12552.
A. A. Irawan and Neneng, “Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web (Studi Kasus SMA Fatahillah Sidoharjo Jati Agung Lampung Selatan),” Jurnal Informatika dan Rekayasa Perangkat Lunak (JATIKA), vol. 1, no. 2, pp. 245–253, 2020, [Online]. Available: http://jim.teknokrat.ac.id/index.php/informatika
R. Santika, R. Ayuni, and I. T. M. Rahmayani, “Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website Pada MA Miftaahul’ulum Kabupaten Bengkalis,” Jurnal Teknologi Informasi, vol. 4, no. 1, pp. 170–182, 2023, doi: 10.46576/djtechno.
H. S. Putra and E. Y. Sari, “Perancangan Sistem Delivery Fastfood Berbasis Web Dengan Metode Gis (Geographic Information System),” Riset dan E-Jurnal Manajemen Informatika Komputer, vol. 3, no. 2, 2019.
F. Vrilinda, E. Supriyati, and T. Khotimah, “Sistem Informasi Pemantauan Data Pembayaran SPP SMK NU Ma’arif 2 Kudus Berbasis Android,” Indonesian Journal of Technology, Informatics and Science (IJTIS), vol. 2, no. 2, pp. 98–102, Jun. 2021, doi: 10.24176/ijtis.v2i2.5968.
V. Febrian, R. M. Ramadhan, M. Faisal, and A. Saifudin, “Pengujian pada Aplikasi Penggajian Pegawai dengan menggunakan Metode Blackbox,” Jurnal Informatika Universitas Pamulang, vol. 5, no. 1, pp. 61–66, Mar. 2020, doi: https://doi.org/10.32493/informatika.v5i1.4340.
Andika and E. Zuraidah, “Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Undangan Dan Yasin Pada CV. Kurnia Berbasis Web,” Jurnal Infortech, vol. 2, no. 1, pp. 8–18, 2020, Accessed: Apr. 28, 2025. [Online]. Available: http://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/infortech
M. Septiani, S. Rahmanto, V. Sofica, and R. Ningsih, “Metode Waterfall Penjualan Mebel Properti Berbasis Web,” Jurnal Teknologi Informasi Mura, vol. 11, no. 02, pp. 95–102, Dec. 2019, doi: https://doi.org/10.32767/jti.v11i02.629.
How To Cite This :
Refbacks
- There are currently no refbacks.
